Oleh : Prof. Dr. Moon Hidayati Otoluwa, M.Hum. (Dosen Fakultas Sastra dan Budaya (FSB) Universitas Negeri Gorontalo)
Pojok6.id (UNG) – WhatsApp Group (WAG) telah menjadi salah satu alat komunikasi utama yang sangat populer dalam lingkup organisasi. Terdapat banyak kalangan yang melihatnya sebagai sarana efektif untuk berbagi informasi, menghemat waktu, meningkatkan komunikasi internal, dan meningkatkan kolaborasi.
Namun, pendekatan ini tidak selalu diterima dengan baik oleh semua anggota, disebabkan adanya sebagian orang yang tidak suka dimasukkan ke dalam grup WA.
Dalam artikel ini, kita akan membahas manfaat dan tantangan penggunaan WhatsApp Group dalam konteks organisasi, serta mempertimbangkan beberapa strategi untuk mengelola kekurangannya.
Salah satu manfaat terbesar dari menggunakan WAG dalam organisasi adalah kemampuannya untuk meningkatkan efisiensi komunikasi. Dengan hanya beberapa ketukan jari, pesan-pesan dapat dikirim ke seluruh anggota grup dalam hitungan detik.
Hal ini mengurangi kebutuhan untuk pertemuan fisik yang memakan waktu, dan memungkinkan anggota organisasi untuk tetap terhubung tanpa batasan geografis. Selain itu, WhatsApp Group memfasilitasi kolaborasi antaranggota organisasi dengan cara yang belum pernah terjadi sebelumnya.
Anggota dapat dengan mudah berbagi ide, file, dan informasi terkait proyek-proyek tertentu. Ini mempercepat aliran kerja dan memungkinkan tim untuk bekerja sama secara lebih efektif, bahkan jika mereka berada di lokasi yang berbeda.
Salah satu fitur yang paling berguna dari WAG adalah notifikasi real-time. Ketika pesan diposting di grup, anggota dapat segera melihatnya dan merespons sesuai kebutuhan. Ini memungkinkan organisasi untuk merespons perubahan atau situasi darurat dengan cepat dan efektif, tanpa perlu menunggu pertemuan atau pengumuman resmi.
Seperti contohnya dalam situasi mendesak atau keadaan darurat, WhatsApp Group dapat digunakan untuk memberikan pemberitahuan secara cepat dan langsung kepada semua anggota. Hal ini membantu organisasi untuk merespon perubahan situasi dengan lebih efisien.
Namun demikian, ada beberapa tantangan yang harus diatasi ketika menggunakan WAG dalam konteks organisasi seperti gangguan dan overload informasi. Sebagian anggota organisasi mungkin merasa terganggu oleh notifikasi berlebihan dan informasi yang terus-menerus diposting di grup. Hal ini dapat mengarah pada kejenuhan dan kehilangan fokus terhadap pesan-pesan penting.
Lebih lanjut, penggunaan WAG juga dapat menghadirkan masalah privasi dan keamanan. Informasi yang dibagikan dalam grup dapat menjadi rentan terhadap peretasan atau penyalahgunaan, dan beberapa anggota mungkin merasa tidak nyaman dengan tingkat transparansi yang diperlukan dalam penggunaan WAG.
Beberapa individu mungkin merasa bahwa kehadiran mereka di dalam grup WhatsApp mengancam privasi mereka sendiri. Oleh karena itu, organisasi perlu mempertimbangkan kebijakan privasi dan memberikan opsi kepada anggota untuk memilih keluar dari grup jika diperlukan.
Disisi lainnya, kualitas komunikasi di WAG dapat menurun jika tidak dikelola dengan baik, WhatsApp Group dapat menjadi kurang teratur dan kehilangan fokus. Pesan yang tidak relevan atau tidak penting dapat membanjiri grup, mengurangi efektivitasnya sebagai alat komunikasi organisasi.
Maka dari itu, untuk memanfaatkan WhatsApp Group secara optimal dalam organisasi, ada beberapa langkah dapat diambil yakni dengan menetapkan beberapa aturan penggunaan WAG yang jelas, termasuk kapan waktu yang sesuai untuk berkomunikasi di grup, jenis informasi yang boleh diposting, dan cara menangani konflik. Juga, menginstruksikan anggota untuk mengelola notifikasi dengan bijak.
Hal ini dapat melibatkan penyesuaian pengaturan notifikasi, untuk menghindari kelebihan informasi dan gangguan. Selain itu juga admin grup dapat melakukan evaluasi rutin terhadap efektivitas grup WhatsApp, memperbarui struktur dan aturan sesuai kebutuhan organisasi untuk menjaga agar grup tetap fokus dan berfungsi dengan baik.
Admin grup juga dapat memberikan pilihan kepada anggota untuk keluar dari grup, jika mereka merasa tidak nyaman atau merasa terlalu banyak informasi yang tidak relevan.
Kesimpulan yang dapat diambil agar WhatsApp Group dapat menjadi alat yang sangat efektif dalam meningkatkan komunikasi dan kolaborasi dalam organisasi, yaitu dengan memanfaatkannya sebaik mungkin.
Penting bagi organisasi untuk memahami manfaatnya serta mengatasi tantangan yang terkait dengan penggunaannya. Dengan pendekatan yang bijak dan strategi yang tepat, WAG dapat menjadi salah satu aset yang berharga bagi kesuksesan organisasi modern. (Adv)
